شرکت ها می توانند در مرحله اول، خلاصه اثر شامل شرح مختصر پروژه و معرفی کارفرما و محدوده پروژه را ارسال فرمایند. پس از پذیرش در مرحله نخست، جهت دریافت مدارک تکمیلی از طرف دبیرخانه همایش تماس گرفته می شود.

خلاصه آثار ارسالی باید شامل معرفی اجمالی پروژه های اجرا شده باشد و نشان دهد که پروژه در چه ابعادی اجرا شده و چه آثاری برای سازمان به همراه داشته است. پس از بررسی مقدماتی طرح های ارسالی، از سازمان های منتخب، اطلاعات تکمیلی و گزارش تفصیلی پروژه های اجرا شده درخواست خواهد شد. در مرحله اول و داوری مقدماتی نیازی به پرداخت هزینه وجود ندارد. طرح های پذیرفته شده در مرحله اول، هزینه شرکت در جایزه معماری سازمانی را همزمان با ارسال مدارک تکمیلی مرحله نهایی پرداخت می نمایند.

پوستر جایزه معماری سازمانی: